Bienvenue au Volley Ball de Roncq pour cette saison 2019-2020

Notre plate-forme Asso-connect

Avancée majeure pour certains, hantise pour d’autres. Cette plate-forme ne laisse pas indifférent.

Qu’est-ce que c’est? Et pourquoi faire?

Depuis deux saisons maintenant, le Volley Ball de Roncq a décidé de passer le cap de la digitalisation. C’est-à-dire remplacer toutes les procédures effectuées par papier (couteuses, mauvaise pour l’écologie et chronophage pour l’enregistrement de l’administratif) par une saisie en ligne.

Vous, adhérents ou parents d’adhérent vous êtes essentiellement concernés par la gestion du dossier d’inscription. Mais la plate-forme Asso-connect, nous permet de gérer bien plus!

1. Inscription et gestion des adhérents.
2. Inscriptions et gestion des différents évènements (tournois, goûter, stages, sorties,…).
3. Communication avec nos adhérents.
4. Gestion de la comptabilité du club.
5. Et bien d’autres…

Toute cette gestion et organisation nous a semblé indispensable au regard des coups engendrés par l’administratif papier.

• Coups en terme de temps; la saison passée c’est plus de 200 adhérents que nous (bénévoles) avons du gérer (multiplié par le nombre de papiers, d’intéractions). ans compter les pertes, oublis, etc…
• Coups en terme financier, même si cette solution en ligne n’est pas gratuite, elle est bien inférieure au coût papier, encre et matériel pour l’impression chaque saison.

La saison passée nous confions ce besoin à la société pep’s up qui nous a permis de nous lancer dans l’aventure, et d’avoir un premier avis sur ce dont nous avions besoin.

De nombreux retours d’adhérent ainsi que ceux des bénévoles gérants cet outils. Nous ont permis d’analyser les difficultés, comme par exemple côté adhérent la complexité de devoir créer une fiche adulte et une fiche enfant (souvent confondue) et pourtant nécessaire à l’identification d’un responsable légal.

Cette saison nous avons confié le marché à Asso-connect. Et à première vue, le logiciel malgré quelques lenteurs et bug en début de saison suite à l’afflue de tous les adhérents (heureusement corrigé) répond au besoin de notre structure. Point très positif car si nous restons chez eux toutes les informations et documents chargés dans vos espaces, seront concervés et seul les changements devront être notifiés. Un gain de temps notable mais pour la prochaine saison.

La Buvette du club

La buvette du club est ouverte toute la saison lors des entrainements (se rapprocher des entraineurs), lors des matchs, des tournois et autres évènements du club à la salle Stelandre.

Chèque(s) de caution

Certains joueurs, ou certains parents l’oublient souvent mais l’inscription au club est un engagement.

Engagement auprès de ces coéquipiers, de l’entraineur, du club. Bref, cela engendre beaucoup de conséquences que l’on a pas forcément conscience.

Ainsi, le club investit dans du matériel, de l’équipement en fonction du nombre de personnes dans un groupe, bloque des créneaux, encadrants. Le club inscrit également des équipes en fonction des joueurs (d’où l’intérêt de procéder au plus à l’inscription pour avoir quelque chose d’adapté à la situation réelle).

Depuis très longtemps maintenant le club à mis en place le chèque de caution, permettant une sécurité vis à vis de plusieurs situations qui pourraient poser problème. 

Pour ne pas peser sur l’ensemble des licenciés. Le joueur doit fournir un ou deux chèques de caution:

• 75€ (pour tous); cette caution est garante du rendu et du rendu dans un bon état de la tenue de match. Un jeu de maillots pour une équipe coûte entre 700€ et 1000€ (tenues, flocages et expédition compris).

Ainsi, un joueur ne rendant pas sa tenue de match à la date requise (1ère semaine de juin) où la rendant abimée se voit encaisser son chèque de caution afin que nous puissions racheter une tenue identique.

A l’état et la réception de la tenu de match, , nous avons dû ajouter une nouvelle condition, ces dernières années aux vues des comportements émergents. En effet, certains joueurs ou parents n’ont pas conscience de l’importance de la présence systématique aux matchs. Ce qui peut parfois engendrer des forfaits pour l’équipe. Le forfait signifiant la perte du match pour l’équipe, une sanction sportive (perte de points au classement) et une sanction pécunière pour le club). Et c’est dans ces conditions que le montant du forfait sera divisé entre les joueurs régulièrement absents.

• 30€ (pour les M13 à M20); avec cette caution destinée uniquement aux catégories jeunes en compétition, nous souhaitons sensibiliser les parents à l’investissement qu’ils doivent porter à leur(s) enfant(s) dans le sport. En effet, nous effectuons des matchs à l’extérieur et nous devons nous déplacer. Ainsi, nous avons besoin des parents pour conduire et emener les joueurs à destination. En plus de pouvoir suivre et supporter leur(s) enfant(s), ce serait une charge financière énorme en plus sur les cotisations si nous devions à chaque déplacement pour chaque équipe louer un transport (en moyenne 180€ par déplacement).  Ainsi si des parents n’ont jamais accompagnés leur(s) enfant(s) lors d’un déplacement par phase. Il se voit sanctionné de l’encaissement du chèque de caution de 30€ afin de payer l’amende infligée.

Il est à rappeler que le club procède sous conditions au remboursement des frais de déplacements (grâce à une aide versée par la mairie de Roncq) pour tous les joueurs en compétition.

Faire un don au club c’est soutenir de façon volontaire notre action et nous permettre d’investir d’avantage dans le club et ses adhérents. Le don est ouvert à tous.

En effectuant un don, vous revevrez une reçu fiscal vous permettant de déduire 66% de votre donnation de votre impôt sur le revenu si vous êtes imposables.

Ainsi, si vous versez 100€ pourrez déduire 66€ de vos impôts. Votre don ne vous aura coûter que 34€. Vous soutenez le club et réduisez vos impôts.

De plus, vous êtes adhérents au club ou votre enfant?

En versant au minimum 50€ vous déclencher la réception des 30% à 40% du coût de la cotisation (part club).

Exemple: je verse 100€ de don (je reçois 66€ de réduction) et j’ai payé 100€ de cotisation (je reçois environs 26,5€ supplémentaires).

Je peux donc déduire 92,5€ de mes impôts sur le revenu.

Comme chaque saison, nous sommes à la recherche de personnes souhaitant s’investir dans et pour le club, de façon bénévoles ou non.

Nous avons mis en place pour les bénévoles un programme de fidélité leur permettant en fin de saison d’obtenir un chèque cadeau à dépenser dans le club (cotisation, buvette, boutique) remis lors de l’assemblée générale afin de les remercier.

Nous prenons en charge (grâce à une aide de la ville de Roncq) les formations des personnes souhaitant de venir entraineur, arbritre, marqueur.

Les bénévoles sont soient régulièrs (aide régulière lors des évènements de la saison ou accompagne un entraineur ou membre du comité) soient occasionnels lors d’évènements ponctuels.

Toute aide est la bienvenue!! Que ce soit sur l’ensemble de l’évènement ou une partie. Sans cette aide, nous ne pouvons pas organiser d’évènement.

Il suffit simplement de nous contacter pour proposer votre aide ou nous répondre lors d’appel au bénévolat pour des évènements spécifiques.